Onboarding aus dem Homeoffice

Melina Kininger von

Homeoffice

Hygienevorschriften, Homeoffice-Anweisung und Abstandsregeln sind nicht gerade die idealen Bedingungen für ein Onboarding.

Wie schon vor einem Jahr standen wir erneut vor der Herausforderung, mitten in der Corona-Krise zwei neue Mitarbeiterinnen einzuarbeiten. Durch die Umstände war der gesamte Prozess eine kleine Challenge, die aber mit guter Vorbereitung meisterbar war.

Wie funktioniert das Onbaording bei einem Start-up trotz Corona-Krise?

In diesem Beitrag erzähle ich Dir, wie das Onboarding bei plusmeta abgelaufen ist. Vielleicht kann ich Dir auf diese Weise ein paar Inspirationen für Dein nächstes Onboarding im Homeoffice mit auf den Weg geben.

Aber bevor ich loslege, noch ein paar Worte zu unserer neuen Verstärkung: Seit Anfang März sind Eva und Melina Teil unseres Teams.

Unser neues Team

Eva übernimmt verschiedene Kundenprojekte und wird unsere Kunden bei der idealen Konfiguration unserer Software unterstützen. Gemeinsam mit Fabienne erarbeitet sie außerdem ein Schulungskonzept, damit wir unseren Kunden in Zukunft einen noch leichteren Einstieg in unsere Software geben können. Vor Ihrem Einstieg bei plusmeta war Eva 6 Jahre bei einem Dienstleister für Technische Kommunikation als Technische Redakteurin und Beraterin tätig. Ihre Erfahrung aus dem Doku-Alltag wird sie sicher in ihren Projekten nutzen können.

Melina unterstützt Fabienne beim Schreiben auf unserem Blog – so wie auch gerade jetzt: Es freut mich also, dich kennenzulernen! 😉 Ich schreibe aktuell meine Bachelorarbeit und arbeite bei plusmeta als Werkstudentin im Bereich Marketing. Das folgende Onboarding erzähle ich Dir also aus meiner Sicht.

Der Einstellprozess

Eigentlich begann die Herausforderung schon einen Schritt vor dem Onboarding mit dem Einstellungsprozess. Dieser lief bei uns über die Plattform Microsoft Teams ab. Das Videokonferenz-Tool ermöglicht ein erstes Kennenlernen und ist perfekt zum Klären der Formalitäten. Ich hatte mein erstes Gespräch auch über Microsoft Teams – für mich aktuell eine super Alternative zum Gespräch vor Ort.

Vertragsunterzeichnung

Nachdem Eva und ich uns für plusmeta entschieden hatten, ging es ans Unterzeichnen des Vertrags. Wir entschieden uns hierbei für ein kurzes persönliches Treffen vor Ort. Dabei hielten wir natürlich die entsprechenden Hygienemaßnahmen ein. Um ein persönliches Treffen zu vermeiden, können die Unterlagen auch per Post verschickt werden.

Die Vorbereitungen

Von den Vorbereitungen für das Onboarding bekam ich selbst nicht viel mit. Meine Aufgabe war lediglich meinen Arbeitslaptop im Büro abzuholen. Maske auf, ab ins Büro, Laptop eingepackt und schon konnte es losgehen - viel unkomplizierter als gedacht.

Nun lag es an mir, meinen Homeoffice-Platz einzurichten. Natürlich wurde ich von Jan, dem Geschäftsführer von plusmeta, mit allem was ich brauchte ausgestattet.

Was Eva und ich hierbei erstmal nicht mitbekam, waren die Onboarding-Vorbereitungen „hinter den Kulissen“. Da hatten Fabienne, Jan, Max und Stephan einiges zu tun. Sie stellten unter anderem das Arbeitsmaterial bereit und bereiteten die ersten Arbeitstage vor. Um die Einrichtung des virtuellen Arbeitsplatzes möglichst komfortabel zu gestalten, schnürte Max ein Download-Pakete mit allen, für den Arbeitsalltag notwendigen, Applikationen. Am ersten Arbeitstag konnten wir so mit wenigen Klicks unsere Arbeitsumgebung einrichten.

Damit man hier nichts vergisst, ist es immer sinnvoll, sich einen Überblick über die To Do’s der ersten Arbeitswoche zu verschaffen. Hierfür erstellte Fabienne eine Art Stundenplan. In diesem waren alle unsere Termine der ersten Woche vermerkt. Hierzu zählte zum Beispiel das Einrichten der nötigen Arbeitsumgebung auf dem Laptop mit Max, unserem Entwickler, oder aber auch ein paar Kennenlernspiele – dazu später mehr.

Stundenplan_Onboarding

Der erste Arbeitstag

Der erste Arbeitstag lief wie in unserem „Stundenplan“ festgelegt ab. Er begann mit einem kurzen Telefonat, bei dem ich gemeinsam mit Fabienne meinen Laptop einrichtete. Danach trafen wir uns zu einem ersten Online-Meeting, in welchem uns das Team willkommen hieß. So arbeiteten wir Termin für Termin ab und schon war der erste Arbeitstag vorbei.

Wobei, eine tolle Sache habe ich vergessen – die Kennenlernspiele. Du fragst Dich bestimmt, wie ein Kennenlernen bei einem Online-Onboarding überhaupt möglich ist.

Das Kennenlernen

In gewöhnlichen Zeiten würde man seine Kollegen im Büro an der Kaffeemaschine treffen oder beim gemeinsamen Mittagessen ins Gespräch kommen. Damit sich die neuen Mitarbeiter gut ins Team einfinden können, ist das Kennenlernen wichtig. Remote sollten daher unbedingt Möglichkeiten geschaffen werden, sich gegenseitig kennenzulernen.

Ein Beispiel hierfür sind die erwähnten Kennenlernspiele. Das mag zunächst langweilig oder nach Schule klingen. In der Praxis ist das aber durchaus witzig und man erfährt interessante Dinge über die anderen Personen. Auch die „alten“ Arbeitskollegen werden hierbei nicht gerade selten von neuen Fakten über den jeweils anderen überrascht.

Ein Kennenlernspiel war das “Wahr-unwahr”-Spiel. Hier muss sich jeder drei Aussagen über sich selbst überlegen - zwei davon sind falsch und eine wahr. Im Anschluss müssen die Kollegen erraten, welche von den drei Aussagen der Wahrheit entspricht.

Dabei konnten Eva und ich die ein oder andere witzige Information über unsere neuen Kollegen herausfinden – wie zum Beispiel, dass Fabienne früher Trampolin im Verein gesprungen ist oder dass unser Gründer Jan schon mal Vorband von Silbermond war. Auch die “alten” Kollegen waren über diese neuen Infos sehr überrascht. Ich bin deshalb überzeugt, dass so ein Kennenlernspiel sehr interessant sein kann und definitiv Gesprächsstoff für die nächste Kaffeepause im Büro liefert.

In einem weiteren Spiel haben wir uns im Voraus verschiedene Fragen überlegt wie “In welchem Land würdest Du gerne Leben?”. Um eine Person für die Antwort zu bestimmen, haben wir ein “Picker Wheel” verwendet.

Rad für ein Kennenlernspiel

Eine weitere Möglichkeit des virtuellen Kennenlernens sind die sogenannten Coffee Breaks. Hier werden kurze Treffen zwischen zwei Personen im Kalender vermerkt, bei denen man sich mit einer Tasse Kaffee etwas besser kennenlernen kann.

Mir persönlich haben die Coffee Breaks sehr gut gefallen. Wir konnten uns so ein Stück besser kennenlernen. Die Kaffeepausen im Büro werden sie jedoch nicht ersetzten können.

Die ersten Arbeitswochen

Nach dem ersten Arbeitstag und dem Kennenlernen war das Onboarding natürlich noch nicht vorbei. In den ersten beiden Arbeitswochen stand unter anderem eine plusmeta-Schulung für Eva und mich auf dem Plan. Die Schulung war auf mehrere Tage verteilt. Fabienne erklärte uns in der Schulung Schritt-für-Schritt wie plusmeta funktioniert und wie wir mit der Plattform arbeiten können.

Die Schulung stellte auch einen ersten Testlauf für unser neues Schlungskonzept dar. Falls Du also Interesse an einer plusmeta-Schulung hast, schau doch in den nächsten Wochen auf unserer Website oder unserem Blog vorbei. Wir haben da nämlich einiges geplant.

Aber wieder zurück zum Onboarding: In der ersten Arbeitswoche arbeiteten wir uns mit mithilfe des Teams Stück für Stück in unsere fachlichen Aufgabengebiete ein. Das täglich stattfindende “Daily” half uns dabei, Aufgaben zu verteilen bzw. zu priorisieren und offene Fragen zu klären. Dabei bekamen wir als neue Mitarbeiter automatisch mit, welche Themen im Unternehmen bearbeitet werden und an welcher Stelle weitere Infos zum Einstieg wichtig wären.

Die ersten Arbeitswochen vergingen so wie im Flug. Eva und ich fanden uns Stück für Stück in den abwechslungsreichen Arbeitsalltag bei plusmeta ein.

Interessantes Onboarding trotz Homeoffice

Durch die bisher im Homeoffice durchgeführten Onboarings haben wir gelernt, dass es auch “remote” möglich ist, neue Mitarbeiter ins Team zu integrieren. Trotz Homeoffice gelang es uns, unseren Unternehmensspirit zu transportieren und die fachliche Einarbeitung anzustoßen. Gerade Start-ups haben hierfür die nötige Flexibilität und Kreatvität, um Herausforderungen wie “Onboarding mit Abstand” zu meistern.

Wir freuen uns, wenn wir auch Dir ein paar neue Inspirationen für Dein nächstes Onboarding mitgeben konnten.

Du willst mehr erfahren?

Du wirkst mit bei der Erstellung von technischen Informationen und willst wissen, wie wir Dir dabei helfen können, Deinen Arbeitsalltag effizienter zu gestalten? Dann schau doch auf unserer Website vorbei. Hier findest Du neben unserem gesamten Team auch mehr über unsere plusmeta-Plattform und wie Du sie für Dich einsetzten kannst.

Na, neugierig geworden? Dann geht es hier zur Website: plusmeta-Website

plusmeta wird Full Member des iiRDS-Konsortiums

Fabienne Lange von

iiRDS_Consortium_Member

Ab heute ist plusmeta offizielles Full Member des iiRDS Konsortiums. In einer formellen Abstimmung wurde dies von den Konsorten bestätigt. Wir freuen uns Teil des Konsortiums zu sein und weiterhin aktiv an der Entwicklung und dem Erfolg des Standards beteiligt zu sein.

Denn auch wenn plusmeta erst jetzt Teil des iiRDS-Konsortiums ist, so war plusmeta-Geschäftsführer Dr. Jan Oevermann schon davor als Mitglied des Steering Committees an der Entwicklung des Standards beteiligt.

Die Arbeit des iiRDS-Konsortiums

Das iiRDS-Konsortium ist eine Initiative der tekom, welche den “intelligent information Request and Delivery Standard” (iiRDS) weiterentwickelt und pflegt.

Ursprünglich entwickelt wurde der Standard von der tekom Arbeitsgruppe Information 4.0. Am 1. Januar 2018 wurde diese jedoch offiziell vom iiRDS-Konsortium abgelöst um den weiteren Fortschritt des Projekts besser strukturiert und mit vielfältigen Ressourcen angehen zu können. Es gibt drei verschiedene Konsortiums-Mitgliedschaften: University Member, Contributing Member und Full Member. Wie sich diese unterscheiden, beschreibt die tekom auf der offiziellen iiRDS-Website.

plusmeta und iiRDS

iiRDS ist ein zentrales Element der plusmeta-Plattform. Das iiRDS-Metadatenmodell ist standardmäßig in plusmeta konfiguriert und viele unserer Kunden nutzen die plusmeta-Plattform um ihre Daten automatisiert mit iiRDS-Metadaten auszuzeichnen und iiRDS-Pakete zu erstellen.
Und dann gibt es da auch noch das iiRDS Open Toolkit: Ein kostenloses Tool zur Erstellung von iiRDS-Paketen, welches plusmeta gemeinsam mit ICMS im Auftrag der tekom entwickelt hat.

plusmeta und iiRDS sind also schon von Beginn einen gemeinsamen Weg gegangen, der jetzt durch die Aufnahme in das iiRDS-Konsortium in die nächste Runde geht.

Webinar: Erste Schritte mit dem iiRDS Open Toolkit

plusmeta GmbH von

Teaserbild Webinar iiRDS Open Toolkit

Am Donnerstag, den 04. Februar findet um 15 Uhr das kostenlose tekom-Webinar Erste Schritte mit dem iiRDS Open Toolkit statt. In dem Webinar geben Mariell Längle von ICMS und Fabienne Lange von plusmeta anhand von Nutzungsszenarien, der Vorstellung von Funktionen und einem interaktiven Teil einen ersten Einblick in das iiRDS Open Toolkit.

Da zu Beginn des Webinars ein kurzer Einstieg in iiRDS-Metadaten gegeben wird, ist die Online-Veranstaltung auch für Personen geeignet, die noch nicht so viel Erfahrung mit dem Standard gemacht haben. Aber auch iiRDS-Profis können in dem Webinar einen ersten Blick in das Tool werfen oder mit dem einen oder anderen Profi-Tipp noch mehr aus dem Tool herausholen.

Das iiRDS-Open Toolkit

Das iiRDS Open Toolkit wurde im Auftrag der tekom gemeinsam von ICMS und plusmeta entwickelt und im vergangenen Herbst veröffentlicht. Es ermöglicht, verschiedenste Inhalte mit iiRDS-Metadaten einfach und schnell auszuzeichnen und das Ergebnis als iiRDS-konformes Paket zu generieren. Dadurch soll es den Standard iiRDS greifbar machen und Nutzern erste Erfahrungen mit iiRDS-Paketen ermöglichen.

Inhalte des Webinars

Zu Beginn des Webinars werden zunächst die Hintergründe der Entwicklung (Anforderungen, unterstützte Formate etc.) beleuchtet. Anschließend erhalten die Teilnehmer einen kurzen Einblick in iiRDS-Metadaten, den Aufbau von iiRDS-Paketen und die Funktionsweise des Tools. Im darauffolgenden interaktiven Teil erstellen die Teilnehmer unter Anleitung ihre ersten eigenen iiRDS-Pakete mit dem iiRDS Open Toolkit.

Anmeldung

Über folgenden Link können Sie sich kostenlos zum Webinar anmelden: Anmeldung zum Webinar “Erste Schritte mit dem iiRDS Open Toolkit”

Frohe Weihnachten von plusmeta

Jan Oevermann von

Frohe Weihnachten!

Die Feiertage rücken näher und langsam kehrt Ruhe in den beruflichen Alltag ein. Auch wenn Weihnachtsfeiern und Familienbesuche nicht wie gewohnt möglich sind, blicken wir optimistisch ins neue Jahr und wünschen allen Geschäftspartnern und Wegbegleitern ein schönes Fest, erholsame Tage und vor allem Gesundheit.

Dankeschön

Wir möchten die Gelegenheit nutzen, unseren Kunden und Partnern für die gute Zusammenarbeit und das entgegengebrachte Vertrauen zu danken. Manchmal braucht es etwas Mut und Pioniergeist, um neue Technologien das erste Mal einzusetzen – doch Sie haben gezeigt, dass es sich auszahlen kann, eine Vorreiterrolle einzunehmen.

Ein großes Dankeschön an unsere Mitarbeiter, die mit unermüdlichem Einsatz in außergewöhnlichen Umständen ganz entscheidend zu einem erfolgreichen Jahr beigetragen haben. :clap:

Spenden statt Karten

Wie im letzten Jahr verzichten wir auf den Versand von Weihnachtskarten zu Gunsten einer Spende an die KlinikClowns. Die lustigen Clowns-Visiten sind in Zeiten einer Pandemie sowohl wichtiger als auch um einiges schwieriger geworden. Wer den gemeinnützigen Verein bei seiner Arbeit unterstützen und ein Lachen schenken möchte, findet auf der Website alle nötigen Informationen.

KlinikClows e.V.

plusmeta wird Teil des IDiS-Netzwerks

Fabienne Lange von

Bild: Teaserbild IDiS

Die Initiative Digitale Standards (kurz IDiS) wurde von DIN und DKE ins Leben gerufen, um die Vision der Digitalen Norm zu realisieren. Neben 14 weiteren Unternehmen, 12 Verbänden und 5 Vertretern aus der Wissenschaft, ist auch plusmeta Teil des IDiS-Netzwerks und hilft dabei mit, dass SMART Standards bald keine Zukunftsmusik mehr sind.
Damit engagieren wir uns in einem weiteren innovativen Normungsprojekt, das sich mit Digitalisierung und Industrie 4.0 beschäftigt.

Was genau das Ziel der Initiative ist und was plusmeta damit zu tun hat, erfahrt ihr in diesem Blogbeitrag.

Das Ziel: SMART Standards

SMART Standards steht nicht nur für intelligente Normung. Denn “SMART” ist eine Abkürzung für:
Standards, Machine Applicable, Readable and Transferrable.
Digitalisierung der Normung meint also nicht nur eine bloße digitale Verfügbarkeit von Normen und Standards. Vielmehr sollen Normen und Standards maschinenlesbar und -interpretierbar werden und damit aktiv in moderne (Industrie 4.0-) Prozesse eingebunden werden können. Als Kernpunkte der digitalen Transformation der Normung haben sich die Vernetzung und digitale Bereitstellung von Informationen herauskristallisiert.

Ein solches Ziel lässt sich nur durch eine tiefgreifende Veränderung der heutigen Normung erreichen. Aus diesem Grund wurde die Netzwerkgruppe IDiS gegründet: Durch den Austausch in einer interdisziplinären Interessensgruppe sollen gemeinsam Anforderungen und Methoden erarbeitet werden, die SMART Standards ermöglichen.

Bild: Das IDiS-Netzwerk

plusmeta und die Normung

Das Thema “digitale Transformation der Normung” ist für uns nichts Neues: Mit DiTraNo engagiert sich plusmeta bereits in einem Normungsprojekt, welches sich mit einem ganz ähnlichen Thema befasst. Bei diesem sollen Metadaten dafür eingesetzt werden, digitale und maschineninterpretierbare Normen zu ermöglichen: Die mit Metadaten angereicherten Normen und Standards können durch Maschinen interpretiert und genutzt werden, um damit die Normen­recherche zu verbessern oder automatisch Abhängigkeiten zu erkennen und neue Schlüsse zu ziehen. In diesem Projekt wird die plusmeta-Plattform dafür eingesetzt, die Normen mithilfe von Künstlicher Intelligenz automatisiert mit Metadaten auszuzeichnen. Im Blogbeitrag DiTraNo - Die digitale Transformation der Normung haben wir vor wenigen Monaten bereits über dieses Normungsprojekt berichtet.

Aber auch abseits von DiTraNo kommen wir bei unserer Arbeit immer wieder mit Normungsthemen in Berührung. So arbeitet eine von plusmeta geleitete Arbeitsgruppe aktuell an der VDE SPEC 90009 zum Thema “Meta-Metadaten für Technische Dokumentation in der Industrie 4.0”. Darüber hinaus haben wir in unserem Tagesgeschäft regelmäßig mit branchenüblichen Normen wie der VDI 2770 oder dem Standard iiRDS zu tun. An der Entwicklung von letzterem war plusmeta-Geschäftsführer Dr. Jan Oevermann sogar aktiv beteiligt.

Das Thema Digitalisierung der Normung ist für uns aber auch aus einem anderen Grund spannend: Mit unserer Software sorgen wir dafür, technische Dokumente mithilfe von KI-generierten Metadaten für digitale Prozesse und Industrie-4.0-Anwendungen vorzubereiten. Im IDiS-Netzwerk können wir diesen Ansatz und unsere Erfahrung aus diesem Bereich jetzt auf Normen anwenden und so bei der Gestaltung der Digitalen Norm aktiv unterstützen.

Die Digitalisierung der Normung ist für uns also aus vielerlei Hinsicht ein spannendes Thema, an dem wir uns gerne beteiligen.

Mehr zur IDiS findet ihr übrigens auf der folgenden Seite der DKE: IDiS - Initiative Digitale Standards.